Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
Повне оформлення справи передбачає: оформлення обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання аркуша-засвідчувача справи; складання в необхідних випадках внутрішнього опису та документів справи; підшивання або палітурку справи.
На обкладинці справи зазначаються арабськими цифрами крайні дати справи – рік(и) заведення і закінчення справи. Якщо до справи включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то під датами справи з нового рядка робиться про це запис: "у справі є документи за … рік(и)".
Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справа являє собою фізично відокремлену сукупність документів, що належать до одного питання, проблеми, теми, напряму діяльності.