Офіс менеджер – це незамінний працівник в організації, відповідальний за ефективне функціонування офісу. Його обов'язки включають виконання широкого спектра завдань, пов'язаних з координацією роботи офісу та підтримкою роботи колективного духу.
Організація робочого простору – одне із ключових завдань, яке лягає на плечі офіс-менеджера. Він відповідає за підтримку зручного та функціонального робочого середовища. Крім того, він піклується про закупівлю та зберігання офісного приладдя, контролює стан техніки та забезпечує її справне функціонування.
Організація протокольних заходів також входить до компетенції офіс-менеджера. Він відповідає за організацію та проведення різноманітних нарад, конференцій та інших ділових заходів. Це може включати підготовку презентацій, складання програми подій, контроль за бюджетом та узгодження з учасниками.
Управління документацією – ще один важливий обов'язок офіс-менеджера. Він відповідає за створення, організацію та зберігання документації, включаючи діловодство, кореспонденцію та контракти. Офіс-менеджер також стежить за дотриманням конфіденційності інформації та забезпечує ефективний обмін документами всередині організації.
Координація роботи колективу є однією з головних функцій офіс-менеджера. Він відповідає за розподіл обов'язків між співробітниками, контроль за виконанням завдань та забезпечення збалансованого навантаження. Офіс-менеджер також регулярно спілкується зі співробітниками, дозволяє конфлікти, що виникають, і підтримує роботу в гармонії.
| Обов'язок | Опис |
|---|---|
| Організація роботи офісу | Планування та координація робочих процесів в офісі, контроль виконання завдань, управління робочим персоналом |
| Прийом та обробка документації | Прийом, розподіл та реєстрація вхідних документів, підготовка та відправлення вихідної документації, архівування та зберігання документів |
| Організація зустрічей та переговорів | Планування та організація зустрічей з партнерами та клієнтами, підготовка переговорних кімнат, забезпечення матеріалами для проведення зустрічей та переговорів |
| Управління офісною технікою та матеріалами | Закупівля, встановлення та налаштування офісної техніки, контроль та забезпечення наявності витратних матеріалів, ремонт та обслуговування техніки |
| Організація ділових поїздок | Планування та організація поїздок співробітників, бронювання квитків та готелів, надання необхідних документів |
| Робота з клієнтами | Прийом та обробка дзвінків, консультація клієнтів, оформлення замовлень, вирішення проблем та рекламацій |
Які вимоги до офісу менеджера?
Вимоги до кваліфікації: на посаду офіс–менеджера призначається особа, яка має вищу професійну освіту, спеціальну підготовку за напрямом «Офіс–менеджер» досвід адміністративної роботи та стаж роботи за спеціальністю не менше року.
Які навички мають бути у офіс-менеджера?
Які навички потрібні офіс-менеджеру
- Самостійність у прийнятті рішень. Адже багато в чому потрібно брати на себе відповідальність, не чекаючи на схвалення керівництва.
- Комунікабельність та привітність. …
- Терплячість. …
- Знання ділового етикету. …
- Також потрібна пунктуальність, гнучкість, відповідальність та вміння планувати свій час.
Чим зайняти офіс-менеджера?
Обов'язки офіс–менеджера
- Основні функції полягають у забезпеченні роботи офісу. …
- Організація харчування працівників. …
- Контролює роботу кур'єрів та технічного персоналу.
- Прийом та розбір кореспонденції, що надходить на офісну електронну поштову скриньку або у друкованому варіанті.
У чому різниця між адміністратором та офіс менеджером?
Важливо! Не потрібно плутати адміністратора офісу та менеджера офісу. Посади різні, завдання також. Перший – це лише адміністративна робота з видачею довідкових даних та інформації, а другий – управлінська та виконавські функції.