Здача документів до міського архіву є важливим етапом для збереження історичної пам'яті та доступності інформації для майбутніх поколінь. Але які документи можна здати до архіву та як це зробити правильно? Давайте розберемося.
Перед складанням документів до міського архіву необхідно ознайомитися з вимогами та правилами архівної служби. Як правило, туди можна здавати документи, що мають історичну чи культурну цінність, такі як старі фотографії, листи, щоденники, документи про важливі події тощо. Однак, не всі документи можуть бути прийняті до архіву, тому рекомендується проконсультуватися з архівістами.
Для здачі документів до архіву необхідно їх оформити відповідно до певних правил. По-перше, документи мають бути чітко та зрозуміло описані та розділені за категоріями. Наприклад, якщо це фотографії, їх слід групувати за тимчасовим періодом чи подією. По-друге, необхідно супроводити документи архівною карткою, де вказати основні відомості про документ: автор, дата створення, зміст тощо.
Не забувайте, що перед здачею документів до архіву, вони можуть бути відскановані або перенесені на електронні носії, щоб забезпечити їх збереження та доступність. Слідкуйте за термінами зберігання документів в архіві – деякі з них можуть бути закриті для публічного доступу.
| Крок | Опис |
|---|---|
| 1 | Підготуйте документи |
| 2 | Заповніть спеціальну форму |
| 3 | Складіть опис документів, що передаються |
| 4 | Упакуйте документи в коробки |
| 5 | Здайте документи до архіву |
| 6 | Отримайте підтвердження прийому |
Як правильно здати документи до архіву?
Для передачі документів до архіву необхідні описи справ, передмови до описів, історична довідка. Наступні передачі в архів вимагають внесення до історичної довідки змін у назві, функціях, структурі, складі документів.
Скільки коштує здати документи до архіву?
Ціни на послуги з архівної обробки документів 2023р.
| Найменування видів робіт та послуг | Одиниця виміру | Ціна |
|---|---|---|
| Палітурка документів зі стандартними листами формату А-4 та товщиною корінця від 4 до 6 см з картонним обклеюванням корінця | 1 справа | 195,00 |
| Палітурка документів з нестандартними листами | 1 справа | 225,00 |
| Стандартна архівна обкладинка |
Як документи передаються в архів?
Документи передаються до державного архіву за затвердженими ЕПК архівної установи описами справ. При першій передачі документів до державного архіву передається історична довідка на архівний фонд організації.
Хто має здавати документи до архіву?
Згідно з Федеральним законом №125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» у разі ліквідації організація зобов'язана передати свої документи для зберігання муніципальний чи державний архів. Ця вимога є обов'язковою для підприємств будь-якої організаційно-правової форми.