Первинні документи є основою проведення бухгалтерських операцій та складання звітності. Використання правильних та достовірних даних у первинних документах є необхідною умовою для підтримки точності та надійності фінансових записів організації.
Одним із найважливіших завдань під час перевірки первинних документів є перевірка правильності та повноти їх заповнення. Найпоширеніші помилки включають неправильні або неповні відомості про компанію, незрозумілі або неправильні дані про характер і суму операції, відсутність необхідних підписів та печаток.
Проте правильність заповнення – лише один аспект перевірки первинних документів. Важливо також переконатися, що всі операції, які відображені в цих документах, відповідають дійсності. Є два основні аспекти перевірки документів – відповідність записів документам, таким як рахунки-фактури або видаткові накладні, та порівняння інформації у первинних документах з іншими джерелами: банківськими виписками, договорами тощо.
| № | Назва перевірки | Опис перевірки | Дії |
|---|---|---|---|
| 1 | Повнота заповнення документа | Перевірка на відсутність порожніх полів та неповних даних у документі | Написати запит на доповнення інформації або запитати на новий документ |
| 2 | Правильність заповнення полів | Перевірка на відповідність даних у полях документа встановленим вимогам | Внести корективи до документа або запросити виправлену версію |
| 3 | Справжність документа | Перевірка на наявність підписів, печаток та інших елементів, що підтверджують справжність документа | Перевірити справжність підписів та печаток або запитати підтвердження |
| 4 | Відповідність документа процедурам | Перевірка на відповідність документа встановленим процедурам та правилам | Перевірити на відповідність правилам та процедурам або запросити додаткові процедури |
| 5 | Наданість документа у строк | Перевірка на те, що документ надано у встановлені терміни | Перевірити дотримання терміну надання документа або запитати пояснення щодо прострочення |
Що має бути у первинному документі?
Стаття 9 Первинні облікові документи
- найменування документа;
- Дата складання документа;
- найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
- зміст факту господарського життя;
- величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
Що потрібно перевірити, перш ніж прийняти до обліку первинний документ?
Перевірка первинних документів: 5 головних кроків
- найменування;
- дату складання;
- найменування організації;
- зміст факту господарського життя;
- грошова вартість (або інший еквівалент) факту, зазначеного у первинному документі;
Що входить у роботу з первинною документацією?
Бухгалтер з первинної документації приймає та обробляє накладні та акти, транспортні документи, товарні чеки, рахунки-фактури та інші первинні документи.
Хто перевіряє первинну документацію?
Спочатку первинну документацію перевіряє відповідальна особа, після чого ставить свій підпис. Це тому, що відповідальність за вірність інформації в документі первинного бухгалтерського обліку несе особа, яка її заповнювала, але не бухгалтерський відділ.